Ofis ve plazalar için deprem çantası planlaması, kişisel setlerin hangi çalışanlara verileceğini ve evde mi ofiste mi tutulacağını açıklığa kavuşturmalıdır. Katlara göre dağıtım yapılabilir; ancak kişisel setler, bina yönetiminin ortak malzemesi veya şirketin acil durum düzeninin yerine sayılmamalıdır.
Bina yönetimi ile şirketin kapsamını aynı görüşmede netleştirin
Bir plazada farklı şirketler, ortak alan çalışanları ve hizmet sağlayıcılar bulunabilir. Şirketinizin çalışan seti projesine başlamadan önce bina yönetiminin ortak hazırlık kapsamını öğrenin. Ortak alanlardaki malzemelerin varlığı, çalışanlara kişisel çanta verildiğini göstermez. Aynı şekilde şirketin çanta dağıtması da bina genelindeki düzenin tamamlandığı anlamına gelmez.
İK çalışan kapsamını, idari işler ofis içindeki saklama ve dağıtımı, ilgili İSG birimi mevcut planla bağlantıyı ele alabilir. Bu bir organizasyon önerisidir; sorumlulukları kurumunuzun yapısına göre belirleyin. Kiracı şirket ile bina yönetimi arasında açıkta kalan bir konu varsa bunu varsayımla kapatmak yerine ilgili birimle değerlendirin.
Çok katlı yapı için tek bir depo kararı yeterli olmayabilir
Bütün çantaları merkezde toplamak teslim organizasyonunu kolaylaştırabilir; kişisel saklama düzeni ise ayrı düşünülmelidir. Hangi katta kimlerin çalıştığı, ortak masaların kullanımı ve personel dolaplarının erişimi önemlidir. Bu rehber bir tahliye güzergâhı veya kat bazında güvenlik talimatı belirlemez; bina planına ilişkin kararlar kurumun ilgili sorumlularıyla değerlendirilmelidir.
Hibrit çalışma ve ortak masalar için kişi odaklı kayıt tutun
Haftanın farklı günlerinde ofise gelen çalışanları yalnız günlük doluluk üzerinden saymayın. Aynı masayı kullanan farklı çalışanların kişisel set kapsamı ayrı olabilir. Teslim listesinde kişi, çalıştığı ofis, teslim durumu ve saklama tercihi gibi gerekli bilgileri tutun. Genel bir masa numarası listesi, kişiye teslimin yerine geçmemelidir.
Evde tutulmak üzere dağıtılan setin ofiste bulunduğunu varsaymayın. Ofiste kalacak çanta için de çalışanın masa değiştirmesi veya başka kata geçmesi halinde kaydın nasıl güncelleneceğini tanımlayın. Yeni başlayanlar, uzun süre ofise gelmeyenler ve başka ofise geçenler için teslimi tamamlayacak kişi belli olsun. Çantanın bulunacağı yeri yalnız ilk duyuruda söylemekle yetinmeyin.
Temel seti kişisel hazırlığın bir parçası olarak seçin
Kurumsal Kişisel Deprem Seti içindeki Temel Paket 10 kalemdir. Çalışanlara ortak bir başlangıç içeriği sunarken kişisel ihtiyaçların ayrıca değerlendirilmesine alan bırakır; herkesin bütün ihtiyacını karşıladığı iddiasıyla kullanılmamalıdır.
- Taşıma çantası.
- Kafa lambası, pil dahil.
- Flaşörlü el feneri, pil dahil.
- Kompakt ilk yardım seti.
- Koruyucu maske.
- Termal battaniye.
- İş eldiveni.
- Paracord bileklik.
- İçme suyu.
- 500 g gıda.
Powerbank, yağmurluk/ponço, çok amaçlı çakı, acil durum düdüğü, acil iletişim kartı ve içerik/kontrol kartı opsiyonel olarak değerlendirilebilir. Çok amaçlı çakının seçimi kurum politikasına bağlıdır. Ortak ofis veya kiralık çalışma alanı kullanılıyorsa içerik seçimi sırasında o alanın uygulamalarını da ilgili birimle görüşün.
İlaç, alerji ve sağlıkla ilgili kişisel ihtiyaçları uygun sağlık profesyoneliyle değerlendirin. Bu bilgileri toplu dağıtım çizelgesinde görünür hale getirmek yerine kurumun uygun iletişim sürecini kullanın. İçerik tercihleri için kişisel hazırlık kontrol listesi üzerinden genel ihtiyaçlarla kişiye özel ekleri ayırabilirsiniz.
Dağıtım masasına bilgi ve kontrol kartını da getirin
Çalışana teslim sırasında setin içeriğini, saklama kararını ve eksik bildirim kanalını anlatın. Logo uygulaması yapılacaksa görsel tercihleri içerik kararından ayrı onaylatın; aynı logo, paketlerin aynı içerikte olduğunu tek başına göstermez. Farklı ihtiyaç grupları varsa hangi paketin kime verildiği teslim kaydından anlaşılmalıdır.
Örneğin ofiste bulunmayan personele daha sonra teslim edilecek çantalar için ayrı bir bekleyen listesi tutulabilir. Çantayı ekip yöneticisinin alması ile çalışanın teslim alması farklı aşamalar olarak kaydedilebilir. Böylece dağıtım sonrasında hangi kişiye ulaşılamadığı görülür; eksik kalan teslimler, tüm proje tamamlanmış gibi raporlanmaz.
Bilgilendirme erişilebilir ve kısa olsun
Acil iletişim kartı seçilirse ofis adresi veya kurum içi irtibat değiştiğinde kartın güncellenmesini de planlayın. Güncel olmayan iletişim bilgileri, yeni çantanın içinde bulunduğu için doğru kabul edilmemelidir.
Çalışan, çantasının nerede olduğunu ve bir içeriği kullandığında kime haber vereceğini kolayca bulabilmelidir. Kurumun kullandığı diller veya erişilebilirlik ihtiyaçları varsa açıklama biçimini buna göre seçin. Bir dijital duyurunun herkes tarafından okunduğunu varsaymak yerine teslim sırasında temel bilgilerin paylaşıldığını kaydetmek daha açık bir süreç oluşturur.
Yenileme kararını ürün tarihleriyle ilişkilendirin
Yıllık bir kontrol günü belirleyebilir, içerik listesiyle ambalajları ve etiket tarihlerini karşılaştırabilirsiniz. Bu takvim daha erken kullanım, hasar veya tarih ihtiyacını ertelemez. Ofis taşınması, kat değişikliği ya da dolapların yeniden düzenlenmesi halinde saklama kaydı da gözden geçirilmelidir. Yalnız çantanın dışarıdan düzenli görünmesi, içeriğin tam olduğu anlamına gelmez.
Kızılay, hazırlık yaklaşımında plan, eğitim, tatbikat ve çantaya birlikte yer verir. Set; kurum planı, eğitim, tatbikat ve İSG süreçlerinin yerine geçmez, bunları destekler. İçerik yenileme rehberini kontrol takvimine bağlayın ve ofisinizin uygulamasını kurumunuzun ilgili birimiyle değerlendirin.
Sık Sorulan Sorular
Çalışan çantasını evine götürebilir mi?
Bu karar projenin amacıyla birlikte baştan verilmelidir; evde kişisel hazırlık için verilen set ile ofiste kalacak set farklı kaydedilir. Çanta evdeyse ofisin ortak malzemesi içinde var sayılmamalıdır.
Ortak masa kullananlara tek çanta ayrılır mı?
Kişisel set kapsamı masa sayısına değil, set verilecek kişilere göre belirlenir. Aynı masayı paylaşan çalışanların teslim ve saklama kayıtlarını ayrı değerlendirin.
Bina yönetiminin hazırlığı şirket setlerini gereksiz kılar mı?
Ortak hazırlık ile kişisel çanta farklı amaçlara hizmet eder. İki kapsamı ilgili sorumlularla karşılaştırarak eksik veya mükerrer varsayımları önleyin.
Ofisimiz için teklif almak üzere hangi bilgileri paylaşalım?
Firma adı, ofis ve lokasyon sayısı, kapsamdaki çalışan adedi, saklama yaklaşımı ve hedef tarihinizi belirleyin. Logo ve içerik tercihlerinizi [email protected] adresine ileterek ofisiniz için Kurumsal Kişisel Deprem Seti teklifi isteyin.