Site ve apartman yönetimleri toplu deprem çantası planına, setin daireye mi kişiye mi verileceğini belirleyerek başlamalıdır. Hane sakinleri, yönetim personeli ve ortak alan malzemesi ayrı kapsamlar olarak ele alınmalı; dağıtım ve sonraki içerik kontrolünün sorumlusu önceden açıklanmalıdır.
Daire sayısını doğrudan kişisel set adedine çevirmeyin
Bir dairede yaşayan kişi sayısı ve ihtiyaçlar başka bir daireden farklı olabilir. Her daireye tek çanta verilmesi, o hanedeki herkesin kişisel hazırlığının tamamlandığı anlamına gelmez. Önce yönetimin sunduğu çalışmanın amacını açıklayın: bireysel set talebi toplamak mı, personel için paket hazırlamak mı, yoksa hanelere bir başlangıç seçeneği sunmak mı?
Katılım ve kapsam görüşmesini, apartman veya sitenin kendi karar düzeni içinde yürütün. Bu yazı yöneticinin yetkisi, sakinlerin ödeme yükümlülüğü veya ortak gider kararı hakkında hüküm kurmaz. Bu konuları yönetimin ilgili birimiyle değerlendirin. Kesinleşmemiş katılımı sipariş adedi gibi kullanmak yerine ilgilenen, kapsamı belirlenen ve teslim alacak kişileri ayrı takip edin.
Çalışanlar ve sakinler için ayrı listeler hazırlayın
Güvenlik, temizlik, teknik bakım veya yönetim hizmetinde çalışan kişilerin kapsamını sakinlerin taleplerinden ayırın. Bir hizmet sağlayıcının kendi personeline set verdiği düşünülüyorsa bunu ilgili sorumluyla netleştirin. Site personelinin kişisel çantası, bütün sakinlere ayrılmış ortak malzeme olarak kayda geçirilmemelidir.
Ortak depolama ile evde saklama farklı kararlar gerektirir
Toplu siparişin yönetim ofisine gelmesi ile çantaların sürekli burada kalması aynı şey değildir. Dağıtım için geçici teslim noktası belirlenebilir; kişisel kullanım için eve götürülecek setin nihai teslimi ayrıca kaydedilmelidir. Çantalar yönetimde tutulacaksa erişim, saklama koşulları ve yer sorumluluğu önceden değerlendirilmelidir.
Ortak bir alanda tutulan çantaların kime ait olduğunun anlaşılması gerekir. Bunun için kişisel bilgileri herkesin göreceği biçimde sergilemeden yönetimin uygun kayıt yöntemi kullanılabilir. Yönetici değiştiğinde kayıtların ve kontrol görevlerinin devri de düşünülmelidir. Tek bir kişinin hafızasında kalan teslim bilgisi, sonraki dönemde hangi çantanın kime ait olduğunu açıklamaya yetmeyebilir.
İçerik seçimini sakinlerin farklı ihtiyaçlarına açık tutun
Kurumsal Kişisel Deprem Seti için sunulan Temel Paket 10 kalem içerir. Toplu bir çalışmada bu liste ortak başlangıç olabilir; çocukların, yaşlıların veya özel ihtiyaçları olan kişilerin uygunluğu ayrıca ele alınmalıdır. Tek paket, her hanenin bütün hazırlığı olarak tanımlanmamalıdır.
- Taşıma çantası.
- Pil dahil kafa lambası.
- Pil dahil flaşörlü el feneri.
- Kompakt ilk yardım seti.
- Koruyucu maske.
- Termal battaniye.
- İş eldiveni.
- Paracord bileklik.
- İçme suyu.
- 500 g gıda.
Powerbank, yağmurluk/ponço, çok amaçlı çakı, acil durum düdüğü, acil iletişim kartı ve içerik/kontrol kartı opsiyoneldir. Çok amaçlı çakı için yönetimin veya ilgili kurumun politikası ile kullanıcı kapsamını değerlendirin. Kişisel eklerin herkese aynı biçimde verilmesi gerektiğini varsaymayın; kesin içeriği teklif ve kapsam görüşmesinde netleştirin.
İlaçlar, sağlık gereksinimleri ve gıda kısıtları için uygun sağlık profesyoneline başvurun. Yönetim bu konuda tıbbi seçim yapmamalı veya sakinlerden genel bir duyuru listesinde sağlık ayrıntılarını paylaşmalarını istememelidir. Kişisel hazırlık kontrol listesi, ortak başlangıçla kişisel eklerin ayrılmasına yardımcı olur.
Toplu teslimi kişisel teslimle tamamlayın
Dağıtım planında blok, teslim noktası, sorumlu ve teslim alamayan kişilerin izleneceği yöntem bulunabilir. Daire sahibinin başka yerde yaşaması veya kiracı değişikliği gibi durumlarda gerçek teslim alıcısını netleştirin. Yönetimin elindeki çantayı daireye ulaşmış kabul etmeyin; teslimi tamamlanmayanları ayrı tutun.
Bilgilendirmede setin nerede saklanacağı, içerik değişikliğinin nasıl bildirileceği ve kontrol sorumluluğunun kimde olduğu yazılmalıdır. Yönetim yalnız toplu alımı organize ediyorsa, sonrasındaki kişisel kontrolün de otomatik olarak yönetimce yapılacağı izlenimini vermeyin. Toplu set planlama rehberindeki kapsam ve teslim başlıklarını site düzeninize uyarlayabilirsiniz.
Taşınma ve yönetici değişikliğini plana ekleyin
Dağıtım duyurusunda evde bulunmayan sakinler için bir irtibat yöntemi belirtin. Teslimi başka bir kişinin alması isteniyorsa bunu yönetimin uygun kayıt düzeniyle açıklığa kavuşturun. Daire numarasının karşısına yalnız işaret koymak yerine teslimin kime ve hangi kapsamda yapıldığının anlaşılması, sonraki soruların yanıtlanmasını kolaylaştırır.
Bir sakinin taşınması halinde kendisine teslim edilmiş kişisel setin durumunu baştan belirlenen uygulamaya göre kaydedin. Ortak alanda kalan malzemeyi kişisel çantayla karıştırmayın. Yeni yöneticiye yalnız çanta sayısını değil, bekleyen teslimleri ve kontrol tarihlerini de aktarın; sonraki sorumlunun geçmiş kararları tahmin etmesi gerekmesin.
Kontrol çağrısı anlaşılır bir sorumluluk paylaşsın
Yönetim yıllık bir hatırlatma yapmayı seçebilir; sakinler kendi çantalarındaki içerik ve ürün tarihlerini kontrol eder. Kullanılmış, eksilmiş veya ambalajı bozulmuş malzeme için bu tarihi beklememek gerekir. Ortak alanda kalan içerik varsa onun kontrolü ayrıca atanmış sorumlu tarafından takip edilmelidir.
Kızılay’ın hazırlık çerçevesinde aile planı, eğitim ve tatbikat da yer alır. Set, kurum planı, eğitim, tatbikat ve İSG süreçlerinin yerine geçmez; site personeli ve sakinlerin mevcut hazırlığına eklenir. Yönetim, bina veya ortak alanlara ilişkin kararları ilgili birimle değerlendirmelidir.
Sık Sorulan Sorular
Her daireye bir set vermek bütün sakinleri kapsar mı?
Daire sayısı ile kişisel ihtiyaç sayısı aynı değildir. Hane içindeki kişi kapsamını ayrıca değerlendirip tek seti bütün hane için yeterlilik taahhüdü olarak sunmayın.
Çantaları yönetim ofisinde tutabilir miyiz?
Bu seçenek, erişim ve saklama koşulları ile kişisel kullanım amacı birlikte değerlendirilerek seçilebilir. Toplu teslim noktasının aynı zamanda kalıcı saklama yeri olduğunu varsaymayın.
İçeriği kim kontrol edecek?
Kişisel çantanın kontrolü ile ortak malzemenin kontrolünü ayrı tanımlayın. Yönetim hatırlatma yapacaksa bu hizmetin kapsamını ve sorumlusunu sakinlere açıkça duyurun.
Site yönetimi olarak teklif için nasıl ilerleyebiliriz?
Site veya apartman adı, blok ve lokasyonlar, kesinleşen kişi kapsamı, içerik tercihleri ve hedef tarihinizi hazırlayın. Bu bilgileri [email protected] adresine göndererek toplu Kurumsal Kişisel Deprem Seti teklifinizi isteyin.